Freigaben bleiben liegen
Urlaubsanträge, Bestellungen, Rechnungen: Der Status hängt daran, wer zuletzt ins Postfach geschaut hat.
Ihre Prozesse laufen in Microsoft 365. Warum nicht automatisch?
Wir entwickeln Automatisierungen und Fachanwendungen direkt in der M365-Umgebung, die Sie bereits lizenziert haben. Keine neue Plattform, keine Insellösung – nur weniger manuelle Arbeit.
- 2–6
- Wochen bis zur ersten produktiven Lösung
- 0 €*
- zusätzliche Basislizenzen häufig nicht nötig
- Ihr Tenant
- Daten und Lösung bleiben in Ihrer M365-Umgebung
* Abhängig von Ihrem Microsoft-365-Plan und benötigten Premium-Konnektoren. Wir prüfen das vor dem Angebot.
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SharePoint
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Power Automate
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Power Apps
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Copilot
Ausgangslage
Der teuerste Mitarbeiter heißt Copy & Paste.
Die Lizenzen sind da, die Daten auch. Trotzdem läuft der Alltag über Excel-Listen, E-Mail-Ketten und Nachfragen. Das kostet Personentage.
Daten liegen überall
Dieselbe Information in ERP, Excel und Postfach. Welche Version stimmt, weiß niemand sicher – Auswertungen dauern Tage.
Wissen nur bei bestimmten Mitarbeitern
Fällt eine Person aus, steht der Prozess. Was dokumentiert ist, ist selten das, was tatsächlich gemacht wird.
Fertiges Produkt
Der schnellste Weg durch Ihre M365-Welt.
SMX One bündelt Teams, SharePoint, Listen, Apps, Aufgaben, Dokumente und Kontakte auf einer zentralen, persönlichen Oberfläche.
- Alle wichtigen Arbeitsbereiche zentral finden
- Favoriten und persönliche Aufgaben im Blick behalten
- Nur Inhalte sehen, für die eine Berechtigung besteht
Leistungen
Drei Bausteine. Eine Umgebung.
Wir kombinieren die Microsoft-Werkzeuge so, dass daraus eine Lösung wird – und nicht die nächste Baustelle für Ihre IT.
Prozessautomatisierung
Wiederkehrende Abläufe laufen von selbst – Freigaben, Benachrichtigungen, Datenübergaben zwischen Systemen, Dokumentenerzeugung.
- Mehrstufige Genehmigungen mit Vertretungsregeln
- Anbindung von ERP, DATEV & Fachsystemen per API
- Fristen-, Eskalations- und Erinnerungslogik
Fachanwendungen
Die App für genau Ihren Prozess – auf dem Handy im Lager, auf dem Tablet beim Kunden, im Browser am Schreibtisch.
- Erfassung vor Ort statt Zettel und Nacherfassung
- Offline-fähig, mit Foto, Unterschrift und Barcode
- Rollen und Rechte direkt aus Ihrem Entra ID
Digitaler Arbeitsplatz
Intranet und Dokumentenwelt, die Menschen tatsächlich nutzen – erweitert um eigene WebParts dort, wo Standard nicht reicht.
- Individuelle SPFx WebParts im Corporate Design
- Dokumentenlenkung mit Versionierung und Aufbewahrung
- Migration von Fileshares ohne Chaos im Anschluss
Vorgehen
Vom Gespräch zur laufenden Lösung.
Kein Monate-Projekt vor dem ersten Ergebnis. Wir starten klein, zeigen früh etwas Lauffähiges und bauen von dort aus weiter.
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1
Prozess verstehen
Ein Termin, 60 Minuten. Wir schauen, wo Zeit verloren geht – und ob sich Automatisierung überhaupt rechnet.
Kostenfrei -
2
Konzept & Festpreis
Sie bekommen eine klare Beschreibung der Lösung, den Aufwand und einen Festpreis. Vorher entscheiden Sie nichts.
ca. 1 Woche -
3
Umsetzung im Tenant
Wir entwickeln in Ihrer Umgebung, in kurzen Zyklen. Sie sehen jede Woche Fortschritt statt Statusfolien.
2–6 Wochen -
4
Übergabe & Betrieb
Dokumentation, Einweisung, saubere Übergabe. Auf Wunsch betreuen wir die Lösung dauerhaft weiter.
Laufend
Pakete & Preise
Klare Pakete für einen schnellen Einstieg.
Vom einzelnen automatisierten Ablauf bis zur erweiterbaren Prozesslösung – transparent eingegrenzt und passend zu Ihrem Bedarf.
Starter
Starter Automation
ab 500 €
Für einen einzelnen, klar abgegrenzten Prozess mit einfacher Automatisierung.
- Dauer: 3–7 Werktage
- Geeignet für: einfache Freigaben, Formulare oder Benachrichtigungen
- Typische Beispiele: einfache Freigabe, Formular mit Benachrichtigung oder kleine Checkliste
- Ergebnis: ein klar abgegrenzter automatisierter Ablauf
Business
BeliebtBusiness Workflow
ab 2.000 €
Für interne Abläufe mit Power App, mehreren Flows, Rollen und Statuslogik.
- Dauer: 1–3 Wochen
- Geeignet für: interne Abläufe mit mehreren Rollen und Statuslogik
- Typische Beispiele: Urlaubsprozess, Prüfprotokoll oder Kundenanfragen mit Statusverfolgung
- Ergebnis: Power App plus mehrere Flows und strukturierte Datenbasis
Suite
Process Suite
ab 5.000 €
Für mehrere verbundene Prozesse, komplexere Logik und mögliche Schnittstellen.
- Dauer: ab 3 Wochen
- Geeignet für: mehrere verbundene Prozesse oder komplexere Anforderungen
- Typische Beispiele: SharePoint-Struktur mit Dashboards, komplexere Rechte- oder Eskalationslogik
- Ergebnis: erweiterbare Prozesslösung mit Go-live-Begleitung
Anwendungsfälle
Wo Automatisierung sich zuerst rechnet.
Typische Startpunkte im Mittelstand. Meist genügt einer davon, um den Nutzen im Haus sichtbar zu machen.
Rechnungsfreigabe ohne Papierlauf
Eingangsrechnungen werden automatisch erfasst, nach Betrag und Kostenstelle an die richtige Person geroutet und nach der Freigabe in Teams revisionssicher in SharePoint abgelegt. Der Status ist jederzeit einsehbar – keine Nachfragen per E-Mail mehr.
- Vertretungsregeln bei Urlaub und Krankheit
- Automatische Erinnerung bei Skonto-Frist
- Übergabe an DATEV oder das ERP per Schnittstelle
- Durchlaufzeit
- Beispiel: 3 Tage → ca. 4 Min.*
- Bausteine
- Power Automate · SharePoint · Teams
- Typische Umsetzung
- 3–4 Wochen
Onboarding, das nichts vergisst
Ein Formular startet die gesamte Kette: Benutzerkonto und Postfach werden angelegt, Hardware bestellt, Schulungen terminiert und die Führungskraft bekommt ihre Checkliste. Jeder Schritt ist nachvollziehbar dokumentiert.
- Kontoanlage in Entra ID inklusive Gruppen und Rechten
- Aufgaben an IT, HR und Facility parallel statt nacheinander
- Spiegelbildlicher Offboarding-Prozess für saubere Abgänge
- Effekt
- Kein vergessener Zugang
- Bausteine
- Power Automate · Entra ID · Planner
- Typische Umsetzung
- 2–4 Wochen
Urlaubsanträge ohne Excel-Liste
Antrag per App oder Teams, Genehmigung mit einem Klick, Kalender und Vertretungsregelung werden automatisch gepflegt. Der Resturlaub ist für alle Beteiligten jederzeit korrekt sichtbar.
- Prüfung auf Überschneidungen im Team vor der Freigabe
- Abwesenheitsnotiz und Kalendereintrag automatisch gesetzt
- Export für die Lohnbuchhaltung auf Knopfdruck
- Effekt
- Excel-Liste abgelöst
- Bausteine
- Power Apps · Power Automate · Outlook
- Typische Umsetzung
- 2–3 Wochen
Angebote per Klick statt per Copy & Paste
Aus geprüften Stammdaten entsteht ein Word- oder PDF-Dokument im Corporate Design – inklusive Freigabeweg, Versionierung und automatischer Ablage. Niemand kopiert mehr aus alten Dateien.
- Zentrale Textbausteine und Preislisten als Single Source
- Wiedervorlage und Nachfassen automatisch angestoßen
- Optional mit digitaler Signatur
- Effekt
- Fehlerfreie Dokumente
- Bausteine
- Power Automate · Word-Vorlagen · SharePoint
- Typische Umsetzung
- 3–5 Wochen
Warum SMX Studio
Microsoft 365 ist unser Spezialgebiet.
Wir machen eine Sache: Automatisierung in Microsoft 365. Das heißt kurze Wege, realistische Einschätzungen und Lösungen, die auch in zwei Jahren noch wartbar sind.
Gespräch anfragen- Ihre Lizenzen reichen meist aus
- Power Automate und SharePoint sind in gängigen M365-Plänen enthalten. Wo Premium-Konnektoren nötig sind, sagen wir es vorher – nicht in der Rechnung.
- Alles bleibt in Ihrem Tenant
- Keine Daten auf fremden Servern, keine Schatten-IT. Sie behalten Zugriff, Rechte und Eigentum an allem, was wir bauen.
- Festpreis statt offener Rechnung
- Nach dem Konzept steht der Preis. Sie wissen vorher, was es kostet und was Sie dafür bekommen.
- Kein Lock-in bei uns
- Dokumentierte, nachvollziehbare Lösungen. Ihre IT oder ein anderer Dienstleister kann jederzeit übernehmen.
Beispielrechnung · Annahmen transparent
Was hinter „3 Tage → ca. 4 Minuten“ steckt.
Die Werte sind keine Kundenreferenz und keine Ergebnisgarantie. Sie zeigen einen typischen, standardisierten Rechnungsablauf und machen die Vergleichsbasis nachvollziehbar.
- Manuelle Ausgangslage
- Ø 3 Tage
- Automatisierter Standardfall
- ca. 4 Minuten
- Beispiel für Handarbeit
- 4 Std. / Monat
Beispielwert für Liegezeit, Weiterleitung, Rückfragen und Freigabe per E-Mail.
Technische Laufzeit für Erkennung, Routing und Ablage; menschliche Freigabezeiten kommen hinzu.
20 Vorgänge × 12 Minuten manuelle Bearbeitung. Ausnahmen und Prüfaufwand werden separat betrachtet.
Ob diese Größenordnung zu Ihrem Prozess passt, ermitteln wir im Erstgespräch anhand von Volumen, Bearbeitungszeit, Wartezeiten, Ausnahmen und vorhandenen Lizenzen.
Häufige Fragen
Antworten auf die wichtigsten Fragen.
Benötigen wir zusätzliche Microsoft-Lizenzen?
In den meisten Fällen nicht. Power Automate, SharePoint und Teams sind in gängigen Microsoft-365-Business- und Enterprise-Plänen enthalten. Zusatzlizenzen werden erst bei Premium-Konnektoren oder Dataverse relevant – das prüfen wir vor dem Angebot und weisen es transparent aus.
Funktioniert die Umsetzung auch ohne eigene IT-Abteilung?
Ja. Wir arbeiten regelmäßig mit Unternehmen, deren IT extern betreut wird. Nötig ist lediglich ein Ansprechpartner mit Administrationsrechten im Tenant sowie jemand aus dem Fachbereich, der den Prozess kennt.
Wo werden unsere Daten gespeichert?
Sie bleiben in Ihrem Microsoft-Tenant und damit in Ihrer bestehenden Datenschutz- und Compliance-Struktur. Wir arbeiten mit projektbezogenen Zugängen, die nach Abschluss wieder entzogen werden, und schließen auf Wunsch einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab.
Mit welchen Kosten müssen wir rechnen?
Das hängt vom Umfang ab. Ein klar abgegrenzter Workflow ist deutlich günstiger als eine Fachanwendung mit mehreren Schnittstellen. Nach dem Erstgespräch erhalten Sie ein Konzept mit Festpreis – erst dann entscheiden Sie.
Wann ist die erste Lösung einsatzbereit?
Ein erster abgegrenzter Anwendungsfall ist typischerweise in zwei bis sechs Wochen produktiv. Wir starten bewusst mit einem überschaubaren Prozess, damit der Nutzen im Haus schnell sichtbar wird.
Bleiben wir nach der Übergabe unabhängig?
Nein. Alles entsteht in Ihrer Umgebung, wird dokumentiert und an Sie übergeben. Sie können intern weiterarbeiten oder einen anderen Dienstleister beauftragen. Betreuung durch uns ist ein Angebot, keine Bedingung.
Kontakt
Erzählen Sie uns von Ihrem Prozess.
Schreiben Sie kurz, was bei Ihnen aktuell manuell läuft. Wir melden uns innerhalb eines Werktags mit einer ersten Einschätzung – ohne Vertriebsschleife.
- Antwort innerhalb von 24 Stunden an Werktagen
- Erstgespräch kostenfrei und unverbindlich
- Ehrliche Auskunft, auch wenn sich Automatisierung nicht lohnt
Lieber direkt? info@smxstudio.de
Anfrage ist angekommen
Vielen Dank. Wir melden uns innerhalb eines Werktags – in der Regel mit einer ersten Einschätzung zu Ihrem Prozess.